Avec Archibald, vous obtenez une solution simple, rapide et efficace à vos problèmes grâce à nos différents outils automatisés
→ Déclarations construites à la main. Difficultés pour regrouper les informations et les présenter de la bonne façon.
→ Risque d’erreur élevé lié à un travail fait à la main. Risque d’oublier des pièces ou de se tromper de période.
→ Déclarations générées en quelques clics, directement formatées et prêtes à l’envoi. Construction automatique du dossier de pièce justificatives.
→ Outil de contrôle lors de la création de la déclaration pour éviter tout oubli ou erreur.
→ Couverture des frais non optimale liée à un manque de visibilité sur la consommation d’un subside. Risque de dépassement du plafond du subside et de ne pas pouvoir couvrir l’intégralité des dépenses qui y sont allouées. Perte d’argent.
→ Suivi par fichier Excel n’intégrant aucun outil de contrôle vis-à-vis d’éventuelles doubles subsidiations. Risque d’erreurs.
→ Pas de mise à jour automatique des soldes lors de la réaffectation d’une dépense à un autre subside. Plusieurs opérations manuelles dans des fichiers Excel différents.
→ Avec Archibald, vous avez en permanence une vue sur le montant disponible d’une subvention. Ce montant est actualisé et calculé aussitôt qu’une facture est comptabilisée. Vous évitez ainsi de dépasser le plafond ou de ne pas utiliser intégralement la subvention (outil de contrôle et de gestion).
→ Contrôle pour éviter la double subsidiation : notre programme permet de contrôler qu’une dépense ne soit affectée qu’à une seule subvention et ainsi éviter tout problème de remboursement ultérieur (Outil de contrôle).
→ Soldes automatiquement mis à jour lors de réaffectation – plus grande flexibilité dans la gestion de vos subsides. (Gain de temps).
→ Opération complexe, décentralisée et chronophage. Difficulté à les établir dans les délais légaux.
→ Manque de précision : difficulté d’avoir une vue d’ensemble des dépenses de l’exercice précédent sur laquelle baser ses prévisions.
→ Grâce à Archibald vous pourrez parcourir l’ensemble des comptes et des dépenses qui y ont été attachées durant l’exercice précédent. Il sera donc aisé de baser vos calculs et prévisions sur base de données concrètes facilement accessible en quelques clics sans jamais avoir à quitter Archibald. Plus de problème pour les rendre en temps et en heure.
→ Visualisez facilement les dépenses attachées à chaque compte lors de l’exercice précédent. Vous basez donc vos calculs sur des données claires et précises permettant une plus grande précision dans vos prévisions.
→ Une fois comptabilisée sans indication de la subvention, la dépense devra faire l’objet de recherches ultérieures avant de pouvoir être intégrée dans une déclaration de créance. Le suivi des subventions et des montants consommés sera donc souvent erroné.
→ Grâce à Archibald, il est possible de numériser toute facture et d’y indiquer les informations analytiques (projet, subvention, catégorie, etc.) avant qu’elle ne quitte l’ASBL pour être traitée. Cela représente donc un gain de temps considérable. Les gestionnaires de projets peuvent également accéder à Archibald pour compléter les informations analytiques manquantes sur les factures et ainsi permettre un meilleur suivi et une plus grande précision. Ces informations pourront ensuite être récupérées automatiquement lors de l’encodage dans BOB.
L'équipe d'Archibald Analytics est à l’écoute, disponible et force de proposition pour automatiser et faciliter au maximum la gestion comptable de nos subventions. La plateforme est intégrée avec l’outil de gestion utilisé par notre comptable et les données sont donc partagées pour un meilleur suivi bilantaire. Je suis vraiment contente d‘avoir décidé d’implémenter Archibald au Pôle MecaTech et le recommande.
Laurence Legrand, Pôle MecaTech
